16 Nisan 2016 Cumartesi

Verimli bir toplantı nasıl gerçekleşir?


Bir toplantıdan verim elde etmek, toplantıya katılanlar kadar toplantıyı organize eden ve yöneten kişinin görevlerini etkin bir şekilde yerine getirmesi ile şekillenir. Toplantıya katılanların hem toplantı öncesi hazırlık yapmış olmaları, hem de toplantı sırasında sergiledikleri tavırlar toplantının başarılı olmasındaki en büyük etkenlerden biridir.

Toplantı planlama sürecinde, toplantı odası seçimi de bir toplantının iyi yönetilebilmesi açısından önemlidir. Katılımcıların rahatının sağlanması, toplantı ekipmanlarının eksiksiz ve çalışır halde olması da toplantının akışını etkileyebiliyor.

Toplantı planlanırken ön hazırlıklar doğru yapılmalı giriş, gelişme ve bitiş bölümünün planlandığı şekilde gerçekleştirilmesine dikkat edilmelidir.

Toplantı planlama ve yönetme sürecinde dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

1- Toplantıyı organize eden kişinin öncelikle yapılacak toplantının ana hedeflerini belirlemesi ve toplantı için ayrılan sürenin ne kadar olduğunu katılımcılara önceden iletmiş olması gerekmektedir. Toplantının başlangıç ve bitiş sürelerine bağlı kalacak şekilde toplantının gerçekleşmesi zaman kaybının önüne geçecektir.

2- Toplantının nerede yapılacağı toplantının etkin planlanmasında oldukça önemlidir. Toplantı yapılan yerin ferahlığı, temizliği ve hijyen şartlarına uygunluğu, toplantı için yeterli donanıma sahip olması, içecek ve yiyecek hazırlığı, toplantıya ulaşımın rahat sağlanabilmesi katılımcılar üzerinde olumlu etki bırakır.

3- Toplantıyı yönetecek kişinin gelenleri nasıl karşılayacağının, toplantıyı nasıl açacağının ve toplantının başlangıcında toplantının ne hakkında olduğunu katılımcılara hatırlatma kısmının da hazırlık planına eklemesi gerekir. Etkili bir açılış toplantının çok daha aktif geçmesini sağlayabilir.

4- Toplantıda zamanın etkin kullanımının sağlanması gerekir. Bunu sağlayabilmek için, toplantının zamanında başlamasına, toplantı uzun bir toplantı olacaksa doğru zamanlarda kısa aralar verilmesine özen gösterilmelidir.

5- Toplantıya katılanlar her zaman beklenilen davranış ve tutumu gösteremeyebilirler veya toplantı sürecinde görüş farklılıkları ortaya çıkabilir. Bu noktada toplantı yöneticisinin toplantıyı doğru ve soğukkannlılıkla yönetmesi gerekir.

6- Toplantı bitiminde toplantının sonuca bağlanması gerekir. Toplantı yöneticisinin bir özetleme yapması toplantının verimli bitmesini ve kimsenin aklında soru işareti kalmamasını sağlayabilir.

Farklı ve başarılı toplantılar yapmak istiyor, toplantının verimi için katılımcıların rahatını düşünüyorsanız İstanbul Beykoz’da şehrin gürültüsünden ve karmaşasından uzak bir ortamda, farklı salon tipleri ile hizmet veren Sangha tam size göre.


Sangha’da 3 farklı salon seçeneği bulunuyor. Sakura Toplantı Salonu 30m2 büyüklükte ve 10-20 kişiye, Satori Toplantı Salonu 55 m2 büyüklükte ve 25-40 kişiye, Kamino Toplantı Salonu 50 m2 büyüklükte ve 15-35 kişiye hizmet verecek şekilde hazırlanmış. Tüm salonlarda U Düzen, Sınıf Düzeni ve Tiyatro Düzeni şeklinde toplantı ve eğitim gerçekleştirilebiliyor. Salondarda teknik ekipman olarak projeksiyon, perde, kablosuz internet, video kamera, flipchart, DVD Player ve ses düzeni bulunmakta.

www.sanghaegitimsalonlari.com adresinden Sangha web sitesini inceleyebilir,toplantı salonları hakkında bilgi alabilirsiniz.